Middelmådige anbudsprosedyrer gir milliardtap
Undersøkelser blant norske kunnskapsarbeidere avdekker frustrasjon over manglende kompetanse innen kravspesifisering, sier Rune Lægreid
Du tror det ikke før du ser det, var slagordet for serien X‑files. Slagordet kunne like gjerne ha vært brukt på mange private og offentlige anbud.
Budsjettsprekker i multimillidardklassen
Men resultatene ser vi. Vi leser stadig oftere om budsjettsprekker i multimilliardklassen og løsninger som faktisk ikke fungerer. Yme-plattformen til ti milliarder er ett skrekkeksempel. Goliat er et annet. I begge disse tilfellene blir det pekt på manglende forståelse for norsk regelverk og NORSOK-standarder. Så kan man spørre seg om det er forståelsen fra mottager det er problemer med eller om det er budbringerens evne til å formidle budskapet som forårsaker de enorme kostnadene.
Tidspress og inngrodde vaner er én vanlig årsak til dårlige anbud. Nye anbudsdokumenter blir utarbeidet på grunnlag av gamle dokumenter. Helt greit? Ikke nødvendigvis. I stedet for å se på et nytt prosjekt med friskt blikk, legges i stedet nye krav på toppen av gamle. Gamle krav slettes ”for sikkerhets skyld” ikke. Dermed vokser kravkompleksiteten fra prosjekt til prosjekt. Tilbydere faller fra fordi kravene er for vanskelig kompleksiteten blir for høy eller arbeidet med å gi anbud blir for omfattende.
I stedet for å se på et nytt prosjekt med friskt blikk, legges i stedet nye krav på toppen av gamle.
Feilspesifiserte krav — dårlig kravhåndtering
Enda verre er det når kravene er feil spesifisert. Mange spesifiserer løsningene i stedet for behovet.
Lederutviklingsseminarer – eller løsningen på en organisasjonsutfordring? Pelletsovn – eller miljøvennlig oppvarmingsløsning? Bro, tunnel – eller løsning på et trafikkbehov? Metro – eller samferdselsløsning? Vi ser de samme utfordringene både i offentlig og privat sektor. I offentlig sektor skyldes det på offentlige anskaffelsesregler. Men er det egentlig reglene det er noe galt med?
Også kjepphestene til de som skriver anbudet styrer. Kanskje har de gode erfaringer med visse løsninger, og spesifiserer dem enda nye metoder har overtatt? Kanskje ønsker man å se monumenter langsmed veien over egen fortreffelighet? Sikkert er det at store anskaffelsesprosesser går glipp av de beste og mest innovative og lønnsomme løsningene fordi fantasien, preferansene og kjepphester styrer. Et symptom på dette er at enkelte offentlige organisasjoner eser ut med ingeniører og spesialister –man vet selv best og piner eksterne miljøer ihjel.
Look to Sweden
Anbudsutfordringene er ikke ukjente. Undersøkelser blant norske kunnskapsarbeidere avdekker frustrasjon over manglende kompetanse innen kravspesifisering. I andre land med Sverige som et nærliggende eksempel, sertifiseres flere hundre personer hvert år innen kravskriving og prosessene rundt kravhåndtering og endringsledelse. Norge har det knapt på dagsorden. I tillegg til utdannelse ligger løsningen også i noe så prosaisk som kravverifisering i kvalitetssikring av anbudsprosesser. Er kravet fornuftig? Avspeiler kravet behovet? Oppfylles kravene i kontrakt og leveranse? Kan det verifiseres at kravet er oppfylt? Det henvises til at offentlige anskaffelser er hemmende og fører til budsjettsprekker og dårlige løsninger. Nå skal det sies at vi sliter med både budsjettsprekker og anbudskultur også i privat sektor, med Goliat-sprekk på ca. 15 milliarder kroner og Yme-sprekk på ca. 10 milliarder kroner som skrekkens eksempler. Men, i følge valgløftene til regjeringen skal store, offentlige infrastrukturprosjekter til over 230 milliarder kroner igangsettes. Uten en profesjonalisering av anbudskulturen er risikoen stor både for budsjettsprekk og at resultatene ikke blir fullgode løsninger på problemet.